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La confection des lignes des dossiers peut s'effectuer soit : Par saisie directe au clavier Par récupération d'articles ou d'ouvrages via les bibliothèques Par récupération de lignes utilisées dans d'autres dossiers. Le dossier est associé à un taux de TVA, mais chaque ligne peut voir son taux de TVA modifié. Vous pouvez insérer jusqu'à deux niveaux de titre avec ou sans sous totaux dans vos dossiers. Vous pouvez également utiliser des types de ligne "Variante" n'importe ou dans le dossier, ces lignes seront regroupées après le total TTC. En cas d'acceptation il suffira de les convertir en lignes ordinaires. Vous pouvez utiliser des lignes de type "plus/moins value" qui seront imprimées au niveau facturation. Il est bien sur possible d'insérer des lignes commentaires. Il n'y a pas de limite au niveau du nombre de caractères ou de lignes associés à un descriptif. Sur chaque descriptif vous pouvez utiliser la barre d'outils de formatage de texte (police, taille, gras italique, souligné, couleur). Chaque type de ligne peut être associé par défaut à une présentation à définir dans les paramétrages mais reste modifiable. Le correcteur orthographique est celui associé à la suite OpenOffice.
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La confection des lignes des dossiers peut s'effectuer soit :
Par saisie directe au clavier
Par récupération d'articles ou d'ouvrages via les bibliothèques
Par récupération de lignes utilisées dans d'autres dossiers.
Le dossier est associé à un taux de TVA, mais chaque ligne peut voir son taux de TVA modifié.
Vous pouvez insérer jusqu'à deux niveaux de titre avec ou sans sous totaux dans vos dossiers.
Vous pouvez également utiliser des types de ligne "Variante" n'importe ou dans le dossier, ces lignes seront regroupées après le total TTC. En cas d'acceptation il suffira de les convertir en lignes ordinaires.
Vous pouvez utiliser des lignes de type "plus/moins value" qui seront imprimées au niveau facturation.
Il est bien sur possible d'insérer des lignes commentaires.
Il n'y a pas de limite au niveau du nombre de caractères ou de lignes associés à un descriptif.
Sur chaque descriptif vous pouvez utiliser la barre d'outils de formatage de texte (police, taille, gras italique, souligné, couleur). Chaque type de ligne peut être associé par défaut à une présentation à définir dans les paramétrages mais reste modifiable.
Le correcteur orthographique est celui associé à la suite OpenOffice.
Pour gagner du temps vous pouvez au fur et à mesure de l'exploitation du logiciel :
Enregistrer des parties de devis (dossier). On parle alors de séquence de lignes de devis. Il est donc possible ensuite dans un autre dossier d'aller rechercher une séquence, ce qui permet d'un coup de récupérer une série d'ouvrages. Reste plus qu'à adapter les quantités, voire les prix sur le nouveau dossier.
Le même principe est possible au niveau d'un dossier. Il est donc possible de copier un dossier "type" pour établir un nouveau dossier.
Ces deux possibilités sont très intéressantes pour les entreprises concernées par des travaux standardisés.
Concernant les devis et factures, vous pouvez définir dans les paramétrages, des logos à imprimer en première page soit en carré haut à gauche soit en bandeau horizontal soit combiner les deux options.
Vous pouvez, toujours dans les paramétrages, définir des bas de pages pour les devis et factures.
Le logiciel est livré avec un outil permettant également la personnalisation plus poussée des différents documents à imprimer.
Pour ces utilisateurs "non avertis", ils peuvent également nous soumettre leurs desidérata en matière de présentation, nous pourrons leur proposer un forfait pour réaliser ces adaptations.
Au niveau des "aperçus avant impression", vous disposez d'un menu permettant les conversions en PDF, et la possibilité d'effectuer des envois par mail au format PDF.
Un logiciel devis facturation est de préférence couplé avec une bibliothèque bâtiment pour plus de facilité dans l'élaboration des devis, mais surtout permet de gérer efficacement ses prix de revient et marges.
Vous pouvez utiliser des bibliothèques :
Articles (matériaux mais aussi main d'oeuvre)
Ouvrages (combinaison de matériaux et main d'oeuvre)
Les bibliothèques peuvent être réalisées par vos soins si elles sont peu volumineuses (plâtrerie et couverture par exemple), mais vous pouvez également utiliser des bibliothèques pré-établies.
Nous sommes compatibles avec deux fournisseurs principaux :
ANNUEL DES PRIX :
Bibliothèques tout corps d'état avec prix articles et quantités pour chaque composant d'ouvrage.
A conseiller en particulier pour tout entrepreneur débutant et non familiarisé avec les prix.
BATITHEQUE :
Bibliothèques tout corps d'état sans les prix et avec également dans les ouvrages des composants qui peuvent être sans quantités (composants optionnels).
A réserver aux artisans expérimentés et qui préfèrent partir d'une base sans prix pour éviter les erreurs.
MBOC
Bibliothèque issue du CSTB pour la maison bois
Dans tous les cas, ces bibliothèques peuvent être adaptées au fur et à mesure de leur utilisation, il est possible de rajouter, modifier, supprimer des éléments.
Les bibliothèques pré-établies sont souvent la meilleure solution pour pouvoir débuter correctement avec un logiciel bâtiment, surtout dans une optique de bonne gestion des prix de revient.
CONSEIL Pour les menuisiers, éléctriciens, plombiers :
Il est clair que les bibliothèques sont un "casse tête". Créez des articles main d'oeuvre et des articles génériques (fenetre PVC, quincaillerie ...) et quand vous saisissez une ligne de devis, remplissez les sous-détails avec les articles main d'oeuvre et les articles matériaux génériques en saisissant qté et prix, ce sera beaucoup plus efficace et vous pourrez suivre vos heures par la suite et vos prix de revient seront réels.
Si vous voulez néammoins utiliser une bibliothèque matériaux conséquente, profitez de la fonctionnalité des déclinaisons dimensionnelles des articles qui vous permettront d'éviter de saisir 10 fois (voir plus) un même article du fait de ses multiples dimensions
A votre disposition pour tout service sur ce sujet que nous maitrisons parfaitement (15 ans d'expérience !).
Pour chaque ligne d'un devis (dossier), vous pouvez visualiser son "sous-détail". Ce dernier est généré automatiquement si la ligne est issue d'une bibliothèque et en particulier d'une bibliothèque ouvrages.
Dans le devis le client voit souvent un libellé de type "fourniture et pose de ..." avec un prix de vente, mais dans les sous-détails, figurent, les détails main d'oeuvre et matériaux correspondants.
Le sous-détail permet de visualiser le prix de revient et la marge réalisée ligne à ligne. Il permet aussi d'adapter les prix et quantités (main d'oeuvre surtout) en fonction de la particularité du dossier présent.
Il est également possible de créer un sous-détail directement si on a par exemple saisi directement à la main une ligne dans un devis (dossier). C'est le cas souvent pour des ouvrages type "mouton à 5 pattes".
Les possibilités d'adaptations des sous-détails à chaque ligne d'un devis (dossier) permettent également d'éviter de surcharger les bibliothèques ouvrages dans des corps d'état volumineux type menuiserie , électricité plomberie.
Chaque modification d'un sous détail entraine le re-calcul, au niveau de la ligne concernée, du prix de revient et aussi (si on ne désactive pas cette possibilité) du prix de vente par le biais des coefficients généraux.
On peut également imposer un prix de vente pour chaque composant d'un sous détail à la place de laisser "jouer" les coefficients.
Vous pouvez associer de multiples documents à chaque dossier
Les documents peuvent être de nature très différentes, images scannées, documents word, excel, PDF...
Il suffit de les rechercher et les associer au dossier, ensuite un double clic sur un document dans la liste des documents associés vous ouvre le document à l'écran.
Ils ainsi possible d'associer, courriers, plans, comptes rendu, feuilles de calculs, justificatifs... Ce qui permet de retrouver beaucoup plus facilement ces documents.
Nous vous conseillons de créer un dossier spécifique dans "mes documents" ou vous pourrez stocker les différents éléments "pêle mêle". C'est le logiciel via ces liens qui vous retrouvera ensuite facilement les bons documents.
Le logiciel permet de gérer des images à plusieurs niveaux
Lignes de devis
Il est possible d'associer une image à chaque ligne d'un dossier. Ces images peuvent provenir de fichiers stockés sur votre ordinateur, mais le logiciel vous permet aussi de piloter votre scanner pour récupérer des infos sur un document (catalogue fournisseur, tarif...)
Ces images sont dimensionnables en hauteur pour éviter de prendre trop de place à l'impression. Cette fonctionnalité est très utile pour les menuisiers, les électriciens et plombiers qui ont souvent intérêt à afficher une image des matériels proposés.
Images liées au dossier
Vous pouvez également associer images ou scan de façon illimitée pour un dossier, il est ainsi possible de scanner des retour d'attestation de TVA, des réceptions de chantier, des plans... De manière à avoir toujours tout "sous la main".
Logos
Vous pouvez personnaliser très facilement la présentation de vos devis et facture en y insérant vos logos via les même méthodes (une image est souvent de meilleure qualité qu'un scan).
Pour chaque dossier il existe des possibilités "d'ajustement" en fonction du cas particuler du dossier. Vous pouvez ainsi :
Remettre à jour les prix d'un dossier en fonction des prix figurant dans la bibliothèque à l'instant "t" (cas du client qui se "réveille" après plusieurs mois !).
Rajouter des frais généraux (heures supplémentaires, déplacement, hôtels, repas, locations....) qui seront ensuite répartis au prorata sur chaque ouvrage (si on ne veut pas les faire apparaitre directement dans une ligne du dossier)
Majorer/minorer les prix de vente en pourcentage, rajouter des heures en pourcentage...
Bien sur c'est à vous de décider si ces ajustement doivent être répercutés ou non sur les prix de vente.
A chaque fois les prix de revient et les marges seront bien-évidemment recalculés.
Si on utilise les bibliothèques ouvrages et donc les sous-détails ouvrage, la somme de tous ces sous-détails permet de déterminer à la fois :
Les besoins en main d'oeuvre pour chaque ligne du devis (dossier) ainsi que le cumul nécessaire pour l'ensemble du chantier. Cette information est importante pour la planification des chantiers en cas d'acceptation.
La liste des matériaux nécessaires pour le chantier. Cette information permet par exemple d'avoir une "check-list" des matériaux à approvisionner sur le chantier. Il est possible également à partir de cette liste de programmer des approvisionnements en sélectionnant les lignes dossier concernées.
Vous pouvez également utiliser cette liste pour modifier des prix matériaux qui se répercuteront également ensuite sur toutes les lignes concernées du dossier.
Toutes ces informations sont imprimables et permettent de sortir une synthèse du dossier (prix de revient, marge, marge horaire...).
Vous disposez d'un utilitaire de sauvegarde et de restauration qui permettent de sécuriser vos données.
L'utilitaire permet les sauvegardes du logiciel de façon quasi-automatique, en revanche, il vous est également possible de sauvegarder par la même occasion d'autres dossiers importants de votre ordinateur. Il vous suffit, comme dans l'explorateur Windows, de dérouler l'arborescence de votre poste de travail et de sélectionner les dossiers à sauvegarder.
Ces dossiers seront mémorisés comme "à sauvegarder" pour les prochaines opérations de sauvegardes.
Vous n'avez donc plus besoin d'utiliser tous les utilitaires de sauvegarde de tous les logiciels que vous utilisez !
Il existe aussi un utilitaire de ré-indexations pour les cas ou une base aurait été endommagée (très rare).
Sur chaque dossier, vous pouvez définir des tâches à réaliser (libellé date saisie, date butoir...).
Exemple, vous pouvez amorcer la saisie d'un dossier en définissant à quelle date vous devez l'envoyer au client ou définir à quelle date vous devez réaliser une intervention, un contrôle, une réunion de chantier...
Un système d'alerte (tableau de bord) vous permet ensuite de lister toutes les tâches à réaliser. Un simple double clic sur la tâche vous ouvre le dossier concerné.
Les factures sont établies directement à partir du dossier (pas de transformation ou autre manipulation compliquée).
Pour les cas simples, chaque ligne est automatiquement facturée.
Cependant il est possible de déterminer les lignes à facturer totalement, en partie ou non. Dès lors on passe à un système dit de "situation" ou les factures représentent à chaque étape le cumul de tout ce qui est ou a été facturé, et on déduit en fin de facture les situations précédemment facturée. Tous se fait automatiquement.
Les factures situations sont enregistrées permettant ainsi leur ré-impression ultérieure et le suivi des règlements.
Il est possible de déduire des acomptes ou de faire figurer des remises.
Il est possible de faire des avoirs sur des factures émises ou sur des lignes de dossier.
Concernant les heures, elles sont gérées sur trois plans :
Les heures productives budgétées :
on peut affecter à chaque salarié un objectif d'heures annuelles.
Les heures facturées :
Dans la mesure ou les lignes des devis (dossiers) sont issues des bibliothèques, elles comportent des composants main d'oeuvre. Dès lors quand les devis sont facturés, cela génère de la main d'oeuvre facturée.
Les heures réalisées :
Vous pouvez classiquement imprimer des feuilles de suivi d'heures afin que chaque intervenant note ses heures passées sur les différents chantiers (souvent au cours de la semaine)
Ensuite ces heures sont saisies dans le logiciel en face de chaque chantier et pour chaque intervenant, permettant ainsi pour chaque chantier de comparer heures prévisionnelles facturées et heures réellement utilisées. Cela permet aussi de vérifier que les heures facturées/réalisées sont proche des budgétées (salarié par salarié et globalement).
Comme on définit (ou on devrait !) son taux horaire à partir des heures annuelles budgétées, il est important de vérifier si les heures réalisées ne sont pas trop éloignées des objectifs.
Ces éléments sont primordiaux pour une bonne gestion d'une entreprise de bâtiment (entres autres). Il convient de ne pas se tromper sur ce qu'on englobe dans les heures productives. Notre logiciel devis facturation est très performant sur ces points.
Notre expérience acquise nous permet de vous conseiller efficacement dans ce domaine.
A chaque dossier peut être affecté une retenue de garantie. Le montant est alors calculé pour information à chaque facture. Lors d'un règlement cela permet d'expliquer de manière évidente, pourquoi le règlement ne correspond pas au TTC facturé.
Vous pouvez indiquer aussi l'existence d'une caution bancaire.
Dans les deux cas un système de suivi et d'alertes à partir des dates de réception de chantier, permet de ne pas oublier de réclamer voire de relancer le paiement de la retenue de garantie ou la main levée sur la caution.
Il existe aussi des textes pré-établis et modifiables pour éditer différents courriers sur le sujet.
Les factures émises au niveau des dossiers sont conservées et associées à des clients. Par conséquent, il est possible de saisir les règlements client et ainsi avoir à tout moment un état des créances.
Il existe un module de relance dont les textes sont paramétrables et modifiables au cas par cas.
Le chiffre d'affaires de chaque client est consultable et imprimable et ce, année par année.
Le fichier client peut être exporté mais il existe dans le logiciel des outils pour effectuer courriers, mailings, étiquettes.
Un menu "tableaux de bords" vous permet de suivre les CA clients, les marges, les heures réalisées, les heures prévisionnelles, les dossiers à relancer, les alertes dossier, les attestations TVA 5.5 en attente, le budget matériaux...
Ces tableaux de bord sont sous forme de tableau mais aussi sous forme graphique.
Vous pouvez demander l'impression des journaux de vente et de règlement (si vous saisissez les règlements) pour une période donnée.
Ces journaux sont ventilés par taux de TVA et comportent toutes les informations nécessaires à votre expert comptable. Ils vous permettent également de déterminer la TVA due au Trésor Public sur les encaissements (cas le plus fréquent).
En outre le logiciel est compatible avec des logiciels tels que :
EBP
CIEL
Adventi (RSI)
QUADRA (QUADRATUS)
CEGID...
pour le transfert des écritures (factures et règlement) dans ces logiciels.
Nous sommes à votre disposition pour tout autre demande sur un logiciel comptable. En théorie, tout logiciel comptable peut s'avérer "compatible" à partir du moment ou il autorise l'importation d'écritures comptables.
Le logiciel dispose d'un planning "GRAPHIQUE", permettant d'associer des salariés à des chantiers sur une période donnée.
Les "barres" graphiques sont ensuite déplaçable à la souris.
Chaque "barre" graphique peut être associée à un type de tâche elle même associée à une couleur de manière à bien distinguer par exemple des différents types de travaux.
Un clic sur une "barre" de tâche permet de visualiser instantanément les salariés associés et les éventuels commentaires.
En bas du planning, pour chaque semaine en information on dispose des heures possibles (budgétairement parlant) et des heures affectées du fait des tâches présentes sur la semaine.
La validation d'une tâche (réalisée donc) permet de simplifier la saisie des heures chantier, en effet dans ce cas, les heures de chaque salarié associé à la tâche sont générées sur toute la période couverte par la tâche en question.
Il existe deux sortes de métrés :
Un métré simple qui permet d'associer des lignes de calcul à chaque ligne du dossier. Ce système très simple possède l'inconvénient de ne pas avoir de possibilités de "liens communs" entre les différentes lignes des dossiers.
Un système de métré extrêmement puissant basé sur un tableur performant et gratuit : OpenOffice.
Le principe est d'associer un classeur (terme usuel) à un dossier. Dès lors les calculs possibles sont infinis. La seule contrainte, c'est que les résultats finaux des métrés soient regroupés sur les deux premières colonnes de la première feuille (A pour les libellés / B pour les résultats).
Chaque ligne d'un dossier peut être alors associée à un libellé de métré et les chiffres sont récupérés automatiquement en provenance du tableur.
Il n'y a pratiquement aucune limite à la puissance de cet outil. En revanche il réclame une bonne maitrise du concept de tableur. A défaut une formation peu s'avérer profitable.
Dans les utilitaires, vous avez des possibilités de réalisation de courriers qui permettent de s'affranchir de la connaissance d'un traitement de texte.
Il est possible d'utiliser le fichier client ou fournisseur ou de saisir directement des adresses, de mémoriser/rappeler des textes types, d'utiliser les logos enregistrés dans le logiciels, ce qui permet de sortir un courrier extrêmement facilement.
Vous avez à votre disposition une barre d'outils de formatage de texte pour le corps du courrier.
De plus un outil de mailing vous permet de réaliser des mailings clients ou fournisseurs en utilisant courrier ou étiquettes.
Le logiciel peut être utilisé en version monoposte ou en réseau.
En mode réseau il est possible d'utiliser le simple partage de données (ce qui est le cas chez la plupart de nos concurrents). Mais vous pouvez aussi installer une base dite Client/Serveur si vous avez plus de 2 postes, ce qui vous procurera un gain de rapidité d'accès aux données très supérieur au simple partage de données.
Avec ce même outil, il est possible d'avoir une base de données hébergée sur Internet, ce qui permet alors un accès en réseau aux données depuis n'importe quel endroit du globe pour peu que l'on dispose d'un accès Internet voire d'une carte 3G/3G+
Peu de logiciels sur le marché peuvent proposer ce type de fonctionnement.
Nous sommes à votre disposition pour toute assistance sur la mise en réseau des données.
Chaque année, une nouvelle version est réalisée, proposant des nouvelles fonctionnalités (utiles), des améliorations, parfois une nouvelle ergonomie.
En cours d'année, des mises à jour sont également réalisées et téléchargeables via Internet.
Ces évolutions résultent des informations et souhaits formulés par nos clients ainsi que des idées que nous avons pu avoir pendant un an.
Nous sommes au service de nos clients et un certain nombre sont "moteurs" et nous permettent de faire progresser notre logiciel devis facturation.
La gestion des fournisseurs est utile à certaines tâches :
Si vous utilisez les bibliothèques et par conséquent les sous détails associés à chaque ligne d'un devis ; Il est alors possible de générer des commandes matériaux à partir d'un devis/dossier. Une fois la liste des articles générée, vous pouvez associer les matériaux aux fournisseurs sélectionnés, modifier quantité, prix, imprimer des demandes de prix ou des commandes.
Avec ou sans commande préalable, il est possible de saisir des bons de livraison ou des factures fournisseur et les affecter aux différents chantiers en cours.
A la finale, le but est à la fois de comparer éventuellement les besoins théoriques générés automatiquement à la constitution du dossier avec les consommations réelles.
Si on a pas utilisé de sous détails à l'origine de la conception du dossier, la saisie des BL / factures fournisseur permet quand même de ressortir les déboursés et marges brutes sur le dossier en question.
CONSEIL : Si on ne désire pas utiliser de bibliothèque, le minimum serait quand même d'utiliser des composants "main d'oeuvre" au niveau devis et suivi des heures, ce qui permet avec la ventilation des BL/factures fournisseurs de d'appréhender complètement des marges réelles.